직원 10명, 누적 상담 9.5만 건
온라인 교육 회사
상담 구조를 다시 짰어요
상담원 앞에는 이것만 남아요
도구는 그대로 두고, 도움말 130건과 메뉴를 다시 짰어요
- 수강권 종류와 기간
- 기간 연장 방법
- 환불 규정
- 수강·이용 문의
- 결제·환불 문의
- 기술 문제
- 이용 문의 → AI가 답해요
- 환불·금액 문의 → 상담원 배정
“저희가 [상담 솔루션]에 비싼 돈을 주고 쓰는 이유가 이런 기능을 잘 이용하려고 쓰는 거잖아요. 이 기능이 다 있는데 우리가 지금 사용을 못하는 거잖아요.”
이런 게 힘들었어요
모든 상담에 상담사가 붙었어요. 그래서 첫 응답까지 평균 8시간이 걸렸어요. 상담 솔루션에 월 2천만원을 내면서도 AI 기능은 쓰지 않고 있었어요
이렇게 바꿨어요
- ✓FAQ·아티클 130건을 전부 다시 만들었어요
- ✓미로 같던 상담 메뉴를 단순하게 다시 짰어요
- ✓대부분은 AI가 답해요. 환불처럼 돈이 민감한 건만 상담원에게 가요
이 순서로 진행했어요
- 1이미 돈 내고 쓰던 상담 솔루션의 AI 기능이 왜 안 쓰이는지부터 봤어요
- 2FAQ·아티클 130건을 전부 다시 만들었어요
- 3메뉴를 타고 들어가야 하던 미로 같은 흐름을 단순하게 다시 짰어요
- 4대부분의 응답은 AI가 맡아요. 환불처럼 돈이 걸린 건만 상담원에게 가게 나눴어요
숫자는 이렇게 쟀어요
쌓인 상담 9.5만 건을 전부 분석했어요. 고칠 곳 37개가 나왔어요. 첫 답이 나가기까지 평균 8시간이 걸리고 있다는 것도 확인했어요. 이걸 바탕으로 도움말 130건을 다시 만들고 메뉴를 폈어요. 다시 짠 뒤 4일 동안 먼저 켜 두자, 36건을 AI가 받았어요.
해보니 달랐던 점
없던 기능을 새로 만든 게 아니었어요. 이미 월 2천만원을 내던 도구 안에 AI 기능이 있었어요. 쓰이지 않고 있었을 뿐이에요. 손이 더 간 건 도구 도입이 아니었어요. 문서와 흐름을 처음부터 다시 만드는 일이었어요.
사람에게 남겨둔 일
환불처럼 돈이 민감한 건은 AI가 답하지 않아요. 상담원에게 가요.
지금은 이래요
상담원은 이제 환불처럼 금액이 걸린 문의에 집중해요. 나머지 대부분은 다시 만든 도움말 130건으로 AI가 답해요. 월 2천만원을 내던 도구를 드디어 제대로 쓰게 됐어요.
자주 묻는 질문
자동화하려면 도구부터 바꿔야 하나요?+
이 사례에서는 도구를 바꾸지 않았어요. 이미 쓰던 상담 솔루션에 AI 기능이 있었는데, 안 쓰고 있었어요. 바꾼 건 FAQ·아티클 130건과 흐름이었어요.
FAQ를 몇 개나 만들어야 하나요?+
개수보다 구조예요. 이 회사는 130건을 전부 다시 만들었어요. 그보다 크게 작용한 건 흐름이었어요. 메뉴를 타고 들어가야 하던 미로를 단순하게 폈어요.
9.5만 건을 분석하면 뭐가 나와요?+
어떤 문의가 어디서 막히는지가 나와요. 이 회사는 고칠 곳 37개를 찾았고, 첫 답까지 평균 8시간 걸리는 것도 확인했어요. 그 결과로 도움말 130건과 메뉴를 다시 짰어요.
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