OTA 예약을 손으로 옮겨 적는 숙소는 도구를 몰라서 그러는 게 아니에요. 기록이 날아가 본 적이 있어서예요. 그래서 시트를 버리라고 하면 안 돼요. 시트는 그대로 두고, 그 틈에서 나는 사고부터 막아야 해요.
예약 한 건을 사람이 세 번 옮겨요
서울에서 게스트하우스 지점 여러 곳을 운영하는 회사와 일하고 있어요. 예약은 OTA 7곳에서 들어와요. 부킹닷컴, 아고다, 익스피디아, 야놀자, 에어비앤비, 트립닷컴, 여기어때요.
들어온 예약은 채널 매니저가 한곳으로 모아 줘요. 여기까지는 자동이에요. 그다음부터가 사람 손이에요.
- 채널 매니저에서 예약을 보고 지점별 구글 시트에 옮겨 적어요.
- 시트에서 어느 방에 넣을지 정해요.
- 정한 방을 체크인 키오스크에 다시 넣어요.
한 지점 한 곳에서만 하루 반 동안 예약이 57건 들어왔어요(취소 포함). 그 57건이 세 번씩 손을 거쳐요.
왜 시트를 못 버릴까요
처음엔 저도 "채널 매니저가 있는데 왜 시트를 따로 쓰지?" 싶었어요. 업체 담당자도 통화에서 같은 말을 두 번 했어요.
대표님 답은 이랬어요.
"과거 예약정보, 매출내역 등이 다 날라가는 이슈들이 몇 차례"
예전에 쓰던 플랫폼에서 기록이 날아간 적이 있었던 거예요. 그 뒤로는 우리 손에 남는 것만 믿게 됐어요. 이 회사에서 시트는 장부가 아니라 보험이에요.
여기에 원칙이 두 개 더 붙어요. "지금 큰 문제 없으면 안 건드린다", "고정비는 최소로". 세 원칙이 서로를 받쳐서, 손이 많이 가는 걸 알면서도 바꿀 이유가 없어져요.
사고는 틈에서 나요
예약 기준이 세 곳에 나뉘어 있어요. 예약은 채널 매니저에, 방 배정은 시트에, 객실 상태는 키오스크에요. 자동으로 이어진 곳은 채널 매니저에서 키오스크로 가는 길 하나뿐이에요.
그래서 취소나 변경이 한 곳에만 반영되면 그 틈에서 오버부킹이 나요. 이 회사는 3개월에 1–2건이었어요. 전화나 워크인으로 받은 예약은 재고를 어디서 빼는지도 사람 기억에 달려 있어요.
"자동으로 가져오면 되잖아요"가 안 되는 이유
직접 알아봤어요.
- 국내에서 쓰는 채널 매니저와 키오스크 업체 둘 다 공개 API가 없었어요. 연동은 업체와 개별로 협의해야 해요.
- 채널 매니저 업체에 전화해 보니 연동 개발은 가능하다고 했어요. 그런데 시설 하나에 PMS 하나만 연결된대요. 우리 시스템을 붙이면 키오스크 쪽 연결이 빠져요.
- 국내 PMS는 대부분 데이터 내보내기를 공개하지 않아요. 공개하는 건 해외 제품 몇 개뿐이었어요.
자동 연동은 업체 답을 기다려야 하고 몇 달이 걸려요. 그동안 사고는 계속 나요.
줄이는 순서: 시트를 두고 사고부터
1단계 — 시트는 그대로, 사고만 막기. 같은 방·같은 날 중복이면 경고하고, 취소 목록과 시트를 자동으로 대조하고, 매일 백업해요. 대표님 원칙 세 가지를 하나도 건드리지 않아요.
2단계 — 원장을 하나로. 예약을 한곳에서 자동으로 받고, 전화·워크인도 같은 곳에 적어요. 시트는 보는 화면이 돼요. 업체 연동 답이 온 뒤에 해요.
3단계 — 전 지점을 한 화면으로. 방 배정 제안, 지점별 현황, 기록 내보내기까지요. 2단계가 돼야 가능해요.
한 번에 다 하면 실패해요. 1단계는 몇 주면 되고, 그것만으로도 오버부킹 경로 두 개가 닫혀요.
우리 숙소에 물어볼 질문 하나
"예약 한 건이 들어오면, 손으로 몇 번 옮기세요?"
두 번 이상이면 그 사이 어딘가에 사고가 날 틈이 있어요. 그 틈이 어디인지부터 같이 찾으면 돼요.