AI 업무 자동화는 도구를 고르는 일이 아니라, 회사 업무 흐름 한 장을 그리는 데서 시작해요. 올해 만난 44개 회사의 미팅 기록 368건을 전부 정리해 보니, 사람이 직접 하는 일은 15가지로 묶였어요. 그중 "한 프로그램에서 보고 다른 프로그램에 다시 입력하는 일"이 11곳에 똑같이 있었어요. 화장품 제조, 맞춤 양말, 호텔, 자동차 부품 회사가 같은 자리에서 막히고 있었어요.
왜 AI 도구보다 업무 흐름 한 장이 먼저일까요?
올해 2월부터 고객 미팅을 녹음하고 전사록으로 남겼어요. 10월까지 368건이 쌓였는데, 미팅이 끝나면 폴더에 들어가고 다시 연 적이 거의 없었어요. 2월에 들은 이야기를 10월에 기억 못 했어요.
그래서 전부 한 번에 넣었어요. 전사록과 제안서, 견적서를 옵시디언 폴더 하나에 모으고, 클로드 코드로 조사 에이전트 11개를 동시에 돌려 회사마다 일곱 가지를 정리하게 했어요.
- 일이 들어와서 나가는 순서
- 쓰는 프로그램
- 사람이 직접 하는 일
- 장부가 어디에 있는지
- 실수가 났던 곳
- 숫자
- 왜 그렇게 하고 있는지
44곳 중 20곳은 바로 한 장이 그려졌어요. 13곳은 뼈대만 나왔고, 11곳은 업무가 아직 말로 나오지 않아 못 그렸어요.
이 한 장이 있으면 AI 도구 이름이 나오기 전에 답이 보여요. 빨간 선이 몰린 곳, 점이 찍힌 곳이 첫 업무예요.
44개 회사에서 사람이 직접 하는 일 15가지
33곳의 흐름에서 사람 손이 가는 자리를 모아 묶었더니 15가지였어요. 많이 겹친 순서로 다섯 가지만 먼저 보여 드릴게요.
| 순위 | 사람이 직접 하는 일 | 회사 수 | 예 |
|---|---|---|---|
| 1 | 한 프로그램에서 보고 다른 프로그램에 다시 입력 | 11 | 저울 → 엑셀 → ERP, 견적 정보 → 회계 프로그램 재입력 |
| 2 | 직접 해봤는데 멈춤 | 11 | 챗봇·노션·엑셀 자동화를 시도했다가 운영에서 중단 |
| 3 | 짧은 문의는 전화로 되묻고, 전화를 못 끊음 | 10 | "경찰에서 연락 왔어요" 한 줄 문의를 전화로 다시 확인 |
| 4 | 일하는 법이 머릿속에만 있음 | 10 | 매뉴얼 없이 "경험상 누적", 담당자가 바뀌면 처음부터 |
| 5 | 상담마다 다른 화면을 열어 그 사람을 찾기 | 9 | 채팅창과 주문 관리 화면을 오가며 주문번호 확인 |
나머지 열 가지는 같은 안내문을 매번 복사해 붙이기(8곳), 고객이 보낸 사진을 사람이 보고 판단하기(8곳), 빈자리를 대표가 메우기(8곳), 재고·출고를 사람한테 물어봐야 알기(7곳), 같은 질문에 사람마다 답이 다르기(7곳), 카톡·전화로 받은 것을 장부에 옮기기(6곳), 입금을 사람이 확인하기(6곳), 건마다 새로 만들기(6곳), 알림이 안 와서 들어가 보기(6곳), 재고 숫자 두 장을 눈으로 맞추기(5곳)예요.
업종이 달라도 막히는 곳은 같았어요
1위 "다시 입력하는 일"이 나온 11곳의 업종이에요. 화장품 제조, 맞춤 양말 제조·유통, 호텔, 자동차 부품, 주방 가전, 수입 유통, 가구, 캐리어 이커머스, 콘택트렌즈, 공공기관, 정책자금 컨설팅. 공통점은 업종이 아니라 프로그램이 두 개 이상이라는 거예요. 카톡과 장부, 엑셀과 ERP, 예약 사이트와 구글 시트. 둘 사이를 사람이 잇고 있었어요.
그래서 "우리 업종에도 AI가 되나요?"는 질문이 조금 달라져야 해요. "우리 회사에서 사람이 두 프로그램 사이를 옮겨 적는 일이 뭔가요?"가 맞는 질문이에요.
실수 사례를 직접 들은 회사는 7곳뿐이었어요
정리하다 보니 제가 뭘 안 물었는지도 보였어요. "실제로 틀린 적이 있었나요?"를 고객 입으로 직접 들은 회사는 44곳 중 7곳뿐이었어요. 나머지는 "위험하긴 해요"까지만 듣고 넘어갔어요.
실수 사례가 있어야 AI에 맡겼을 때 얼마나 나아졌는지 잴 수 있어요. 그래서 다음 미팅부터 첫 질문을 정했어요. "가장 최근 한 건을 처음부터 끝까지 말씀해 주세요." 그 한 건 안에 프로그램, 사람 손, 실수가 다 들어 있어요.
대표님 회사 한 장을 그리려면
세 가지만 적어 보세요.
- 가장 최근에 처리한 일 한 건이 어디로 들어와서 어디로 나갔는지
- 그 사이에 열어 본 프로그램·파일·채팅창 이름
- 그중 사람이 직접 옮겨 적거나 확인한 곳
세 번째에 두 번 이상 나오는 곳이 첫 업무예요. 저희는 AI를 도입하기 전에 이 한 장부터 그려요. 미팅 전에 절반을 그려 가고, 나머지 절반은 대표님과 화면으로 채워요.
우리 회사 한 장이 궁금하시면 AI 자동화 공략집에서 첫 업무 고르는 순서부터 보시거나, 스레드 DM으로 어떤 일을 하는 회사인지 한 줄만 보내 주세요.